LANGKAH-LANGKAH SERTIFIKASI ISO 14001

LANGKAH-LANGKAH  SERTIFIKASI ISO 14001

      ISO 14001 merupakan sebuah standar internasional yang berkaitan dengan pengelolaan lingkungan untuk membantu organisasi meminimalkan pengaruh negatif kegiatan operasional mereka terhadap lingkungan yang mencakup udara, air, suara, atau tanah. Sistem manajemen lingkungan memberikan mekanisme untuk mencapai dan menunjukkan performasi lingkungan yang baik, melalui upaya pengendalian dampak lingkungan dari kegiatan, produk dan jasa. Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk mendapatkan sertifikasi ISO 14001. Berikut ini adalah langkah-langkahnya:

TAHAP 1. PERSIAPAN

Langkah awal untuk pengembangan, penerapan, sistem manajemen lingkungan adalah persiapan. Terdapat beberapa hal yang dilakukan yaitu:

1.1 Pembentukan Tim

       Organisasi atau perusahaan ketika akan mengembangkan, menerapkan sistem manajemen lingkungan, maka sebagai langkah awal Manajemen Puncak dalam hal ini Direktur Utama harus menunjuk Tim yang berperan dalam pengembangan, penerapan, pemeliharaan dan peningkatan efektifitas sistem manajemen lingkungan. 

1.2 Pembentukan Komitmen

       Apabila Manajemen Puncak sudah menetapkan Tim Sistem Manajemen Lingkungan, maka bagian dari persiapan adalah dengan menumbuhkan komitmen tim maupun seluruh karyawan Organisasi atau perusahaan. Komitmen ini memegang peranan yang sangat penting dalam menjamin kesuksesan pengembangan, penerapan dan pemeliharaan efektifitas sistem manajemen lingkungan. Ada berbagai langkah yang dapat dilakukan untuk menumbuhkan komitmen baik untuk tim maupun karyawan diantaranya:

a.    Tim dan karyawan harus mengetahui maksud dan tujuan dari penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001

b.    Proses sosialisasi yang intensif dan masif bagi seluruh karyawan

c.    Menunjuk tim dalam suatu Surat Keputusan yang sekaligus diberikan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab sebagai Tim.

d.   Komunikasi yang efektif antara Manajemen Puncak, Tim dan Seluruh karyawan

e.    Reward and punishment system

1.3 Penetapan Ruang lingkup

Penetapan ruang Lingkup penerapan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004 di Organisasi atau perusahaan dilakukan di awal sebelum dilakukan pengembangan. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan untuk menentukan apakah pengembangan dan penerapan sistem akan dilakukan mencakup seluruh area atau dilakukan secara parsial diantarannya:

a.    Kesiapan infrastruktur untuk mengendalikan atau mencegah dampak negatif lingkungan dari kegiatan untuk setiap area

b.    Kesiapan Tim dan karyawan dalam menerapkan sistem manajemen lingkungan

c.    Ketersediaan anggaran untuk memenuhi kebutuhan pemenuhan persyaratan baik infrastruktur maupun peraturan perundang-undangan terkait dengan lingkungan yang relevan

d.   Tingkat dampak lingkungan sebagai efek samping kegiatan yang dilaksanakan di masing-masing area/ proses.

e.    Tuntutan dari pihak-pihak terkait

1.4 Penyediaan Sumber daya

Dalam menerapkan suatu sistem manajemen, apalagi sistem manajemen lingkungan maka tidak akan terlepas dari kebutuhan sumber daya, di mana sumber daya ini menjadi penggerak untuk menjamin efektivitas penerapan sistem manajemen lingkungan.

TAHAP 2. PENGEMBANGAN SISTEM MANAJEMEN

Apabila persiapan untuk pengembangan sistem manajemen lingkungan sudah cukup dengan, indikator:

a.    Terbentuknya tim ISO 14001 dengan di pimpin oleh Management Representative yang di kuatkan dalam bentuk surat keputusan oleh Direktur Utama

b.    Ruang lingkup penerapan sistem yang sudah di tetapkan

c.    Komitmen Tim dan Manajemen sudah ditunjukkan termasuk komitmen terhadap penyediaan sumber daya

Langkah berikutnya adalah pengembangan sistem manajemen. Pengembangan sistem Manajemen Lingkungan harus mengacu pada persyaratan standar ISO 14001:2004, sehingga pada akhirnya kalau sistem memenuhi standar ISO 14001:2004 maka dapat dilakukan sertifikasi Sistem Manajemen Lingkungan yang sudah di terapkan. 

TAHAP 3. PENERAPAN

1.    Sosialisasi Dokumen

Sebagai langkah awal untuk penerapan Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001;2004, maka seluruh dokumen sistem manajemen lingkungan yang sudah di setujui di distribusikan ke semua pengguna dokumen serta harus dilakukan sosialisasi. Management Representative mengkoordinasi pelaksanaan sosialisasi bekerja sama dengan Departemen HRD. Program sosialisasi di rancan

2.    Penerapan Sistem

Seperti halnya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Sistem Manajemen Lingkungan untuk bisa mencapai tujuan perusahaan maka juga harus di implementasikan. Management Representativebersama working group mengkoordinasi penerapan sistem pada setiap fungsi relevan. Penerapan sistem di lakukan serentak di setiap fungsi di buktikan dengan rekaman serta praktek pelaksanaan baik itu Pedoman, Kebijakan, Objective dan target, Prosedur, Instruksi Kerja dan lain-lain. Bukti bahwa Pedoman Lingkungan sudah diimplementasikan maka minimal kebijakan- kebijakan strategis tentang manajemen lingkungan di pahami dan di mengerti minimal tingkat Kepala Departemen, dan tentunya dilaksanakan. Sedangkan bukti objektif bahwa Kebijakan Lingkungan sudah diimplementasikan adalah Kebijakan itu telah dikomunikasikan ke semua karyawan, di pahami dan di mengerti oleh semua karyawan serta pihak-pihak yang terkait seperti: supplier, Sub kontraktor , pelanggan dan bahkan masyarakat sekitar. Bukti objektif bahwa Objective dan target sudah diimplementasikan ditunjukan dengan program yang sudah di jalankan sesuai dengan tata waktu yang ditetapkan serta pencapaian target sudah dilakukan monitoring dan evaluasi. Bukti objektif bahwa prosedur sudah di implementasikan adalah proses manajemen sudah dijalankan sesuai dengan prosedur dibuktikan dengan rekaman/ catatan penerpannya, demikian juga dengan Instruksi kerja. Sedangkan untuk Prosedur Tanggap Darurat harus sudah dibuktikan dengan dilakukannya simulasi terhadap prosedur tersebut.

TAHAP 4. MONITORING DAN EVALUASI

Sistem Manajemen yang diimplementasikan, untuk mengetahui sejauh mana efektivitas maka diperlukan monitoring dan evaluasi. Kegiatan Monitoring dan evaluasi yang dilakukan mencakup:

1.    Internal Audit

Salah satu proses internal yang digunakan untuk mengevaluasi efektifitas sistem manajemen lingkungan adalah internal audit seperti diatur dalam standar ISO 14001:clausa 4.5.5. Internal audit merupakan proses sistematis dan independen untuk mengevaluasi sejauh mana efektivitas sudah di jalankan dengan mengevaluasi bukti objektif yang dimiliki. Proses sistematis yang berarti proses internal audit di atur dalam suatu prosedur terdokumentasi, yang kemudian dijalankan oleh suatu tim independen dan kompeten, terprogram dan terjadual untuk setiap periode tertentu. Internal audit ini dilakukan oleh Tim Internal yang independen yang berarti auditor tidak boleh mengaudit pelaksanaan Sistem Manajemen Lingkungan yang menjadi tanggung jawabnya.

2.    Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Lingkungan

Sistem Manajemen Lingkungan ISO 14001:2004 harus di monitoring kinerjanya, apakah mencapai tujuan atau tidak. Tujuan penerapan Sistem Manajemen Lingkungan adalah bagaimana Organisasi atau perusahaana dapat mencegah atau mengurangi terjadinya pencemaran lingkungan akibat kegiatan, produk atau jasa yang dihasilkan.

3.    Kajian Manajemen

Seluruh standar Sistem manajemen yang diterbitkan oleh ISO, selalu mensyaratakan adanya kajian manajemen sebagai salah satu kegiatan untuk mengali dan mendorong improvement. Dalam Standar ISO 14001:2004 pelaksanaan kajian manjemen di atur dalam clausa 4.6 dimana tangung jawab pelaksanaanya ada di bawah Direktur Utama. Management Representative berkewajiban untuk mengkoordinasi pelaksanaanya, serta melaporkan kinerja Sistem Manajemen Lingkungan dalam forum kajian manajemen.

Pelaksanaan Kajian Manajemen dilakukan secara periodik, yang diatur dalam suatu prosedur dimana secara umum dilakukan setiap 6 bulan.

TAHAP 5. PROSES SERTIFIKASI

1.    Pemilihan Badan Sertifikasi

Apabila Sistem Manajemen Lingkungan sudah dijalankan secara efektif di buktikan dengan hasil internal audit dan kajian manajemen, maka saatnya Management Representative untuk melakukan pemilihan Badan Sertifikasi. Badan sertifikasi merupakan suatu lembaga baik bersifat nasional ataupun internasional yang memiliki kompetensi dan kualifikasi untuk melakukan audit sertifikasi terhadap sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004. Pemilihan badan sertifikasi tergantung kebutuhan Organisasi atau perusahaan karena di Indonesia terdapat banyak lembaga/ badan sertifikasi baik yang bersifat Nasional maupun Internasional.

2.    Initial Audit

       Sesuai dengan guide line ISO, bahwa Sistem Manajemen berbasis resiko seperti halnya Sistem Manajemen lingkungan ISO 14001:2004 wajib dilakukan initial audit sebelum dilakukan main audit/ certification audit dari badan sertifikasi. Tujuan dari initial audit adalah:

Untuk mengetahui kesiapan untuk dilaksanakan main audit

Untuk memastikan ruang lingkup pelaksanaan audit

3.    Main Audit/ Certification Audit

       Main audit merupakan audit tahap penentuan untuk menentukan apakah Organisasi atau perusahaana dapat memenuhi seluruh persyaratan ISO 14001;2004 sehingga pada akhir sesion audit dapat direkomendasikan untuk mendapatkan sertifikat atau tidak. Proses audit dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi yang ada di Organisasi atau perusahaana. Audit sertifikasi dapat dinyatakan lulus / direkomendasikan mendapat sertifikat apabila tidak ada temuan yang bersifat major.

TAHAP 6. PEMELIHARAAN DAN PENINGKATAN

1.    Survailance Audit

Sertifikat ISO 14001:2004 berlaku selama 3 tahun dan setiap 6 atau 12 sekali akan dilakukan auditsurvailance secara periodik dari badan sertifikasi. Tujuan dari audit survailance adalah:

a.    Memastikan apakah sistem manajemen lingkungan masih di implementasikan secara konsisten

b.    Menggali peluang improvement terhadap sistem yang sudah dijalankan

2.    Re- annual

Masa berlaku sertifikat ISO 14001:2004 hanya 3 tahun, dimana setiap 6 atau 12 bulan dilakukansurvailance audit, maka pada tahun ketiga untuk memperpanjang masa berlaku sertifikat dapat dilakukan Re annual audit. Proses re-annual audit, akan sama dengan main audit/ certificationaudit dimana audit akan dilakukan untuk seluruh proses dan fungsi.

Sumber:

http://indartosolution.blogspot.com/2010/11/sistem-manajemen-lingkungan-14001_28.html

http://indartosolution.blogspot.com/2010/11/sistem-manajemen-lingkungan-14001.html

http://eprints.uns.ac.id/10692/1/189691311201101171.pdf